谈谈如何高效地组织和实施内部会议

十二月 3, 2012

我个人一直追求高效的工作，无论是在职场中的哪个环节，在我眼中总是应该有提效的空间的，我甚至感觉我在这方面似乎形成了一种偏执，有些时候一看到低效的环节，我就有些情绪激动^_^。

如果要大家投票表决组织内部最低效地活动环节，估计大多数人会将选票投给会议。关于内部会议的组织和实施，有很多反模式，这里列举一二：

- 会议组织人突然发出会议通知，两个小时后举行某会议；
- 会议通知中没有会议的agenda信息，也没有任何有关会议的资料；
- 会议的干系人选择不恰当，有些人本无需参会；
- 会议实施过程中主持人无准备，无整体思路主线，想到哪里，就说到哪里；
- 所讲内容与会议类型不匹配，无有效价值传达；
- 会议无决议，无后续行动计划，大家无所获 – 三无会议。

这里谈到的会议的效率不仅在于实施时的时间上的长短，更重要的是会议主题内容在单位时间内传递给相关干系人的程度。其实细致高效地组织和实施一次组织内部会议，并非是件多难的事情。一个会议，无非准备、实施、会后跟踪落实三个部分，而每个部分其实又都是有章可循的。

一、准备阶段

* 提前预定好会议室

注意会议室的Size要适宜，别到时侯人多没地儿坐；而人少又显得空旷，显得人气不旺，气氛不足^_^。对于有限时的远程视频会议室，要预留足够长的时间，避免会议超时带来的意外情况。

* 会议通知

在明确会议主题、类型、目标和Agenda之后，可提前数天或更长时间在组织内发出会议通知，这样可以便于干系人安排好自己的任务列表；通知中应说明会议的主题、目标与Agenda，如果有初步的资料的话，最好能附上，让相关干系人可以更深入了解；会议的干系人选择要谨慎，哪些人必须参会，哪些人需要知道有这个会议，自由选择参加等等都要明确。

* 会议资料准备

会议的主讲人或主持人(因会议不同而定)需进行精心的资料准备。准备阶段，主讲人应充分考虑会上要向与会者传达哪些信息与价值，要有贯穿会议的清晰的思路主线。有条件的情况下，可以请相关人评审这份资料，主讲人最好自己做些模拟讲解，以保证在会议上能产生最好的表达效果，以提高与会者的信息接收和理解程度。另外有些类型会议(如总结会)需要一些第三方提供的资料或需第三方讨论确认的事情，这些务必在会议举行前完成，避免在会上进行细节的讨论，降低效率。

* 参会提醒

会议主持者应提前一天再次发出会议提醒，如果此时已经准备好最新资料了，可将资料附上；但少数主讲人希望保持神秘感，只发提醒也就是了。

二、实施阶段

* 当天的会议提醒

会议举行当天，再次做会议提醒，这次仅一个通知即可。

* 会议室准备

会议的主持人或组织者或主讲人应根据会议类型和具体情况，提前一些时间到达会议室做好各种准备，包括确认会议室的设备完好情况，至少连上投影，插上网线看看是否可用；若是远程视频会议室，则更是要提早联系管理员做设备调试，确保会议准点开始时，设备是好用的，远程是接通的；类似一些架构讲解会的会议，可能还需要提前在会议室白板上做板书。总之，这些准备工作目的就是让会议可以准时开始，而不是让与会者坐在那里白白浪费时间。

* 会议进行

不同类型的会议有不同的进行方式。在组织内部，例会、总结会和评审类会议居多。但总体来说，无论哪种会议，如果要高效地进行，都应该按照主持人/主讲人的思路主线进行，围绕着会议要传达给与会者的主题为中心，详说重点，有理有据，略说细节，避免细节讨论；必要讨论时，主讲人也应引导与会者的讨论，避免跑题，并及时打断讨论，回到正题上。

* 控制会议时间节奏

在某件事情上，常人保持集中精力于其上的时间是有限度的，超过这个时间，常人肯定会溜号，信息接收和理解的效率自然就会降低。因此为了让与会者可以保持集中精力的投入，主持人需要控制好会议的节奏，适当予以休息。组织内的大部分会议，应不超过一小时为宜。

* 会议要有结论，并与与会者达成一致

会议是以高效地传达某种信息为目的的，这些信息可能是知识、技巧、最佳实践、思路、工具或某种结论，与会者在后续的工作中会用到信息。因此虽然会议类型不同，但会议均应有相关结论，作为后续的行动计划；并且与会者需要这些结论上达成一致。

三、会后跟踪落实

会议的效率更多体现在前两个阶段。最后这个阶段更多是用来检验和评估会议后的信息传达效果。另外会议主持人/主讲人需要通过这些跟踪和落实情况，总结信息传达情况；回顾和反省会议是否组织和实施的足够高效；发掘和发现问题，并做持续改进和改善。