谈谈如何写好Mail

十一月 28, 2012

Mail(在这个时代，Mail默认的含义早已变成了Email，也就是电子邮件)是我们在工作中常用的表达和沟通方式之一。与IM工具、拿起电话直接Call、会议等相比，Mail容许相关干系人用更多的时间去了解背景、理解问题和思考解决方案，而不用立即予以答复。

我们每天都会发出和收到几十封甚至上百封Mail，但这并不意味着我们写的Mail就都是合格的。一些人的Mail，无论从格式还是内容，都会让人看起来直皱眉，不知所云；而另外一些合格的Mail，则会让人读起来感觉如沐春风，特别舒服。

如何写好Mail是有原则可循的，这里就结合本人的实践来谈谈这些所谓原则，一家之言，不一定完全正确，仅供参考^_^。

* Mail的使用场合

在运用Mail之前，首先要判断你所在场合下Mail是否是最佳的沟通方式。如果是很紧急、需要对方立即给予回应的事情，那还是用IM或打电话吧；如果是涉及到较多干系人的紧急事情，则可能需要召集会议。

* 选择一个好主题

人们总是首先通过Mail主题来判断这封Mail是否与自己相关，并通过主题猜测Mail内容，初步评估Mail的处理优先级别。因此一个好的Mail主题是格外重要的。Mail主题不要太长，否则易让人产生反感；Mail主题应含义清晰明确，让人一目了然；Mail主题最好能体现出些额外的信息，比如该 Mail的重要级别，若是重要mail，可在主题中标明【重要】；以及Mail属于何种类别，是通知、分享、总结还是求助、讨论、报告，可以在主题中嵌入一些“关键字”来体现这些，比如“【分享】如何写好Mail”。

* 谨慎选择干系人，清楚不同类别地址列表的含义

一般Mail会用于多方沟通，因此涉及的干系人多数情况下不止一个。在如何选择沟通干系人时要做到不遗漏干系人；不让无关的人为你的mail而浪费时间；合理划分干系人类别，放入不同地址列表。干系人若在收件人列表中，意味着他需要重点关注该封Mail的内容；若在抄送人列表中，他只需通过该Mail了解相关事项的进展；若是在密送列表中，显然是发件人有隐私考虑，但干系人可能需要重点关注该封Mail。

* 良好的内容结构

良好的内容结构是一封好Mail不可缺少的要素，个人觉得工作中的Mail内容可大致遵循如下结构：

    – 背景/目的，务必清晰、简明、扼要。
    – 你的观点和支撑你的观点的论据。如果不止一条，观点和论据可分段、成对出现。
    – 结论、其他安排、注意事项、附言。

至于如何遣词造句，那是从小学一年级就开始学习的东西，这里就不解释了^_^。

* 尽量避免携带附件

对带有附件的Mail，我个人总是保持厌恶的态度。附件导致Mail Size变大，接收困难，占用较大空间；附件内容无法被mail工具做关键字搜索；不适合移动设备接收和打开阅读，虽说现在的移动设备硬件和功能都很强大，网络流量价格也很便宜；需要二次打开附件才能全面了解Mail内容，体验不好。因此，如果在不是很必要的情况下，尽量将内容写到Mail的body 里。如果有其他沟通平台，可在内容中赋上相关地址链接，也比打开一个word或ppt的附件要好些。

* 其他属性

除了主题、内容、附件外，Mail还有一些属性影响接收者对Mail好坏的评价。这包括称谓和署名、优先级以及要求回执等。在正式的商业邮件中，有着明确的称谓和书名规范要求，这方面我就不提了，有兴趣可以翻看一些商务邮件写作的资料和书籍；优先级一般采用默认的“正常”级别，但也要学会合理运用“高优先级”来表明你的Mail的重要性，吸引收件人的关注。另外要谨慎使用回执属性，我个人就比较讨厌回执，这不是收件人的义务，所以尽量不要强求，除非你是领导，在给下属发Mail而且又希望下属都能读过这封Mail。

写好Mail是良好工作习惯的一个组成部分，因此养成良好工作习惯，就从写好mail开始吧！