2012年十一月月 发布的文章

谈谈如何写好Mail

Mail(在这个时代,Mail默认的含义早已变成了Email,也就是电子邮件)是我们在工作中常用的表达和沟通方式之一。与IM工具、拿起电话直接Call、会议等相比,Mail容许相关干系人用更多的时间去了解背景、理解问题和思考解决方案,而不用立即予以答复。

我们每天都会发出和收到几十封甚至上百封Mail,但这并不意味着我们写的Mail就都是合格的。一些人的Mail,无论从格式还是内容,都会让人看起来直皱眉,不知所云;而另外一些合格的Mail,则会让人读起来感觉如沐春风,特别舒服。

如何写好Mail是有原则可循的,这里就结合本人的实践来谈谈这些所谓原则,一家之言,不一定完全正确,仅供参考^_^。

* Mail的使用场合

在运用Mail之前,首先要判断你所在场合下Mail是否是最佳的沟通方式。如果是很紧急、需要对方立即给予回应的事情,那还是用IM或打电话吧;如果是涉及到较多干系人的紧急事情,则可能需要召集会议。

* 选择一个好主题

人们总是首先通过Mail主题来判断这封Mail是否与自己相关,并通过主题猜测Mail内容,初步评估Mail的处理优先级别。因此一个好的Mail主 题是格外重要的。Mail主题不要太长,否则易让人产生反感;Mail主题应含义清晰明确,让人一目了然;Mail主题最好能体现出些额外的信息,比如该 Mail的重要级别,若是重要mail,可在主题中标明【重要】;以及Mail属于何种类别,是通知、分享、总结还是求助、讨论、报告,可以在主题中嵌入 一些“关键字”来体现这些,比如“【分享】如何写好Mail”。

* 谨慎选择干系人,清楚不同类别地址列表的含义

一般Mail会用于多方沟通,因此涉及的干系人多数情况下不止一个。在如何选择沟通干系人时要做到不遗漏干系人;不让无关的人为你的mail而浪费时间; 合理划分干系人类别,放入不同地址列表。干系人若在收件人列表中,意味着他需要重点关注该封Mail的内容;若在抄送人列表中,他只需通过该Mail了解 相关事项的进展;若是在密送列表中,显然是发件人有隐私考虑,但干系人可能需要重点关注该封Mail。
      
* 良好的内容结构

良好的内容结构是一封好Mail不可缺少的要素,个人觉得工作中的Mail内容可大致遵循如下结构:

    – 背景/目的,务必清晰、简明、扼要。
    – 你的观点和支撑你的观点的论据。如果不止一条,观点和论据可分段、成对出现。
    – 结论、其他安排、注意事项、附言。
      
至于如何遣词造句,那是从小学一年级就开始学习的东西,这里就不解释了^_^。

* 尽量避免携带附件

对带有附件的Mail,我个人总是保持厌恶的态度。附件导致Mail Size变大,接收困难,占用较大空间;附件内容无法被mail工具做关键字搜索;不适合移动设备接收和打开阅读,虽说现在的移动设备硬件和功能都很强 大,网络流量价格也很便宜;需要二次打开附件才能全面了解Mail内容,体验不好。因此,如果在不是很必要的情况下,尽量将内容写到Mail的body 里。如果有其他沟通平台,可在内容中赋上相关地址链接,也比打开一个word或ppt的附件要好些。

* 其他属性

除了主题、内容、附件外,Mail还有一些属性影响接收者对Mail好坏的评价。这包括称谓和署名、优先级以及要求回执等。在正式的商业邮件中,有着明确 的称谓和书名规范要求,这方面我就不提了,有兴趣可以翻看一些商务邮件写作的资料和书籍;优先级一般采用默认的“正常”级别,但也要学会合理运用“高优先 级”来表明你的Mail的重要性,吸引收件人的关注。另外要谨慎使用回执属性,我个人就比较讨厌回执,这不是收件人的义务,所以尽量不要强求,除非你是领 导,在给下属发Mail而且又希望下属都能读过这封Mail。

写好Mail是良好工作习惯的一个组成部分,因此养成良好工作习惯,就从写好mail开始吧!

果果2岁以来的成长记录

好久没有写有关果果的事情了,作为爸爸的,心中不免有些惭愧啊^_^。今天就来补一下果果这大半年来的成长情况,主要是说说两周岁后果果的成长变化。没有什么系统的思路,就是想到哪说到哪。

果果现在已经两岁半了,小家伙个头不小,身体力量和运动能力突出,在同龄小朋友中都是佼佼者。唯一缺憾就是语言能力发育延后。有人说:“小女孩说话晚,聪明”。不管大家信不信,反正我是信啦^_^。

就果果语言发育延迟的事情,之前我们一家还是挺上火的,尤其是果果的姥姥,总带着果果与外面小朋友接触,每次看到人家小朋友流利的说话,心里都不是滋味。 另外我和LP在3月初给果果在家附近的一家有名的大幼儿园报了名,计划9月送果果去幼儿园,但到9月份居然也没有收到入园通知,估计也和果果语言能力发育 缓慢有关系,毕竟人家老师与果果沟通起来比较费劲。为此,我们还特地带果果到沈阳儿童医院做了一个全方位检查,包括生理、心理的各种测试。结果:生理上一 切正常,语言发育能力的确比起同龄人延迟5-6个月左右。不过医生说了,生理没问题,那说话就只是早晚的事,无需过多担心,平时多与孩子用语言沟通,刺激 果果的语言神经即可。

我们最终还是决定让果果去幼儿园,在幼儿园果果会更多的参与交流,有利于其语言发育。于是我们在家附近又找了一家小幼儿园,之所以选择家附近的这个小幼儿园,一是便于果果接送;二是这个幼儿园小班的规模不大,便于老师照顾年龄几乎是班里最小的果果。

2012年9月的第一个星期一,果果第一次去幼儿园。第一次离开父母、姥姥的果果显然不适应幼儿园的生活,每天都是哭哭啼啼的去,抹着眼泪的回。我们几个大人都是疼在心里,但也知道果果必须经过这个阶段才行。

果果在上学的第二个星期还是病倒了,这次病的比较严重,还第一次挂了点滴。在家休养了一周时间。病愈后继续送到幼儿园上学。进入10月份,果果“突然间”就适应了幼儿园的生活,每天早晨送果果去都不再那么费劲了,小家伙有时还主动拉着姥姥去幼儿园呢^_^。

现在来看,我们送果果去幼儿园的决定还是正确的。从10月中旬开始,果果的语言能力有了“爆发性”的提高,这种提高不仅仅体现在果果能说出更多的词汇了, 更重要的是果果开始有意识去学习模仿其他人说话了,这种意识的变化让果果每天都有新的提高。虽然到目前为止,果果的发音依旧不够准确,甚至是很不准确 ^_^,但这显然已经不是问题了。

接下来说说果果这一阶段的一些行为特征,蛮有意思的。

果果变得淘气了。果果自从上了幼儿园后,不但没有变得乖巧,反倒变得更加淘气了。每天家里都被她弄的乱糟糟。所有东西都被她从抽屉、箱子里翻了出来,玩具 弄的满床满地都是。凭借着其出色的运动能力,除了衣柜顶部,其他地方都已经拦不住她了。她更是学会了利用工具辅助其达成目的了,比如端来凳子,站在上面去 够冰箱上面的好吃的或开灯、关灯,或到卫生间的面盆里玩水;家里的音响设备更是她一人霸占,巧虎的光盘左一张右一张的换来换去。

果果爱哭了。记得以前的果果并没有现在这样爱哭。现在除了因摔倒磕碰哭外,果果还学会了用哭来“要挟”父母,以获得她要得到的零食或玩具。

果果的自理能力显著提高了。现在除了外衣的拉锁还搞不明白之外,衣服、裤子和鞋子果果都能自己穿上,虽然穿的不是那么舒服。果果在家里的大小便是完全自理 的。家里有个小马桶,专门给果果用的。果果自己方便完,还自己尝试将小马桶的尿尿倒到卫生间的大马桶中去;大便ok后,她还会主动撅起小屁屁等着姥姥拿湿 巾擦。

果果喜欢玩拼图、七巧板、俄罗斯套娃以及拼插积木等玩具,一个玩具总是不断重复的玩。以前玩拼插积木时,果果还只是胡乱的摆,现在显然更加有目的性了,似乎在根据她的想象摆出她想要的“造型”,摆完后还会告诉父母她的作品是啥!

果果喜欢看书,但对书“不友好”。果果经常自己从抽屉里取出多本书,放在我的面前,让我陪她一起看书。不过看完后,她却不知道将书放回原位,教育过她,似 乎也没什么效果。果果喜欢书中的迷宫问题,弄清楚路线后,就拿着我的手指在书上比划。不过果果不珍惜书,好多以前的书都被她撕坏了。

果果懂礼貌了。每天上班出门,都是果果给爸爸妈妈开门,说拜拜,飞吻,关门。每天晚上下班到家都是果果开门,给爸爸拿拖鞋;晚上睡觉前果果会和爸爸妈妈说晚安。

果果能帮我们干活了。我洗头发时,果果就会主动给爸爸把盆端出来,递给爸爸。我擦地时,果果也会到卫生间取出一把小拖把和我一起拖地;妈妈打扫灰尘时,果果也会取一个抹布学着妈妈的样子擦擦这擦擦那。

果果特别喜欢跳舞。我们将幼儿园每天做操时的曲目下载到手机中。只要我们播放这些儿童歌曲,果果就会翩翩起舞起来。时常还拉着我一起跳,还帮我纠正动作^_^。

果果开始尝试唱歌。也许还是因为语言能力的问题吧,果果最近在听到儿童歌曲时才开始有意识地哼唱,虽然不连贯,不完整。

果果喜欢“臭美”。每次妈妈给果果买了新衣服,果果都要立即穿上,然后跑到穿衣镜旁左右扭来扭去的臭美起来,这点太像她妈妈了^_^。

果果和爸爸特好。不知道为啥,自从11月份以来,果果就特别喜欢爸爸。每天嘴上挂的就是“爸爸”二字,早上一起床就喊“爸爸”,吃饭都不用姥姥喂了,一律改成爸爸。果果更喜欢叫我“白爸爸”。另外果果最近有句口头禅:爸爸好,妈妈坏!也不知道她妈妈哪块得罪她了。

果果也喜欢手机游戏。我和老婆的手机被她轮番玩 – 切水果,忍者突袭,踢足球。现在则更喜欢打开天天动听来听歌。小朋友这么小就玩手机显然是不好的,因此我们也会限制她玩,但有时候也听不得她的哭声。

总体来说,小家伙的成长应该算是正常范畴。作为父母的,希望果果快乐健康就好,别无他求。

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