我个人一直追求高效的工作,无论是在职场中的哪个环节,在我眼中总是应该有提效的空间的,我甚至感觉我在这方面似乎形成了一种偏执,有些时候一看到低效的环节,我就有些情绪激动^_^。

如果要大家投票表决组织内部最低效地活动环节,估计大多数人会将选票投给会议。关于内部会议的组织和实施,有很多反模式,这里列举一二:

- 会议组织人突然发出会议通知,两个小时后举行某会议;
- 会议通知中没有会议的agenda信息,也没有任何有关会议的资料;
- 会议的干系人选择不恰当,有些人本无需参会;
- 会议实施过程中主持人无准备,无整体思路主线,想到哪里,就说到哪里;
- 所讲内容与会议类型不匹配,无有效价值传达;
- 会议无决议,无后续行动计划,大家无所获 – 三无会议。

这里谈到的会议的效率不仅在于实施时的时间上的长短,更重要的是会议主题内容在单位时间内传递给相关干系人的程度。其实细致高效地组织和实施一次组织内部会议,并非是件多难的事情。一个会议,无非准备、实施、会后跟踪落实三个部分,而每个部分其实又都是有章可循的。

一、准备阶段

* 提前预定好会议室

注意会议室的Size要适宜,别到时侯人多没地儿坐;而人少又显得空旷,显得人气不旺,气氛不足^_^。对于有限时的远程视频会议室,要预留足够长的时间,避免会议超时带来的意外情况。

* 会议通知

在明确会议主题、类型、目标和Agenda之后,可提前数天或更长时间在组织内发出会议通知,这样可以便于干系人安排好自己的任务列表;通知中应说明会议 的主题、目标与Agenda,如果有初步的资料的话,最好能附上,让相关干系人可以更深入了解;会议的干系人选择要谨慎,哪些人必须参会,哪些人需要知道 有这个会议,自由选择参加等等都要明确。

* 会议资料准备

会议的主讲人或主持人(因会议不同而定)需进行精心的资料准备。准备阶段,主讲人应充分考虑会上要向与会者传达哪些信息与价值,要有贯穿会议的清晰的思路 主线。有条件的情况下,可以请相关人评审这份资料,主讲人最好自己做些模拟讲解,以保证在会议上能产生最好的表达效果,以提高与会者的信息接收和理解程 度。另外有些类型会议(如总结会)需要一些第三方提供的资料或需第三方讨论确认的事情,这些务必在会议举行前完成,避免在会上进行细节的讨论,降低效率。

* 参会提醒

会议主持者应提前一天再次发出会议提醒,如果此时已经准备好最新资料了,可将资料附上;但少数主讲人希望保持神秘感,只发提醒也就是了。

二、实施阶段

* 当天的会议提醒

会议举行当天,再次做会议提醒,这次仅一个通知即可。

* 会议室准备

会议的主持人或组织者或主讲人应根据会议类型和具体情况,提前一些时间到达会议室做好各种准备,包括确认会议室的设备完好情况,至少连上投影,插上网线看 看是否可用;若是远程视频会议室,则更是要提早联系管理员做设备调试,确保会议准点开始时,设备是好用的,远程是接通的;类似一些架构讲解会的会议,可能 还需要提前在会议室白板上做板书。总之,这些准备工作目的就是让会议可以准时开始,而不是让与会者坐在那里白白浪费时间。

* 会议进行

不同类型的会议有不同的进行方式。在组织内部,例会、总结会和评审类会议居多。但总体来说,无论哪种会议,如果要高效地进行,都应该按照主持人/主讲人的 思路主线进行,围绕着会议要传达给与会者的主题为中心,详说重点,有理有据,略说细节,避免细节讨论;必要讨论时,主讲人也应引导与会者的讨论,避免跑 题,并及时打断讨论,回到正题上。

* 控制会议时间节奏

在某件事情上,常人保持集中精力于其上的时间是有限度的,超过这个时间,常人肯定会溜号,信息接收和理解的效率自然就会降低。因此为了让与会者可以保持集中精力的投入,主持人需要控制好会议的节奏,适当予以休息。组织内的大部分会议,应不超过一小时为宜。

* 会议要有结论,并与与会者达成一致

会议是以高效地传达某种信息为目的的,这些信息可能是知识、技巧、最佳实践、思路、工具或某种结论,与会者在后续的工作中会用到信息。因此虽然会议类型不同,但会议均应有相关结论,作为后续的行动计划;并且与会者需要这些结论上达成一致。

三、会后跟踪落实

会议的效率更多体现在前两个阶段。最后这个阶段更多是用来检验和评估会议后的信息传达效果。另外会议主持人/主讲人需要通过这些跟踪和落实情况,总结信息传达情况;回顾和反省会议是否组织和实施的足够高效;发掘和发现问题,并做持续改进和改善。

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