Mail(在这个时代，Mail默认的含义早已变成了Email，也就是电子邮件)是我们在工作中常用的表达和沟通方式之一。与IM工具、拿起电话直接Call、会议等相比，Mail容许相关干系人用更多的时间去了解背景、理解问题和思考解决方案，而不用立即予以答复。

我们每天都会发出和收到几十封甚至上百封Mail，但这并不意味着我们写的Mail就都是合格的。一些人的Mail，无论从格式还是内容，都会让人看起来直皱眉，不知所云；而另外一些合格的Mail，则会让人读起来感觉如沐春风，特别舒服。

如何写好Mail是有原则可循的，这里就结合本人的实践来谈谈这些所谓原则，一家之言，不一定完全正确，仅供参考^_^。

* Mail的使用场合

在运用Mail之前，首先要判断你所在场合下Mail是否是最佳的沟通方式。如果是很紧急、需要对方立即给予回应的事情，那还是用IM或打电话吧；如果是涉及到较多干系人的紧急事情，则可能需要召集会议。

* 选择一个好主题

人们总是首先通过Mail主题来判断这封Mail是否与自己相关，并通过主题猜测Mail内容，初步评估Mail的处理优先级别。因此一个好的Mail主 题是格外重要的。Mail主题不要太长，否则易让人产生反感；Mail主题应含义清晰明确，让人一目了然；Mail主题最好能体现出些额外的信息，比如该 Mail的重要级别，若是重要mail，可在主题中标明【重要】；以及Mail属于何种类别，是通知、分享、总结还是求助、讨论、报告，可以在主题中嵌入 一些“关键字”来体现这些，比如“【分享】如何写好Mail”。

* 谨慎选择干系人，清楚不同类别地址列表的含义

一般Mail会用于多方沟通，因此涉及的干系人多数情况下不止一个。在如何选择沟通干系人时要做到不遗漏干系人；不让无关的人为你的mail而浪费时间； 合理划分干系人类别，放入不同地址列表。干系人若在收件人列表中，意味着他需要重点关注该封Mail的内容；若在抄送人列表中，他只需通过该Mail了解 相关事项的进展；若是在密送列表中，显然是发件人有隐私考虑，但干系人可能需要重点关注该封Mail。
      
* 良好的内容结构

良好的内容结构是一封好Mail不可缺少的要素，个人觉得工作中的Mail内容可大致遵循如下结构：

    – 背景/目的，务必清晰、简明、扼要。
    – 你的观点和支撑你的观点的论据。如果不止一条，观点和论据可分段、成对出现。
    – 结论、其他安排、注意事项、附言。
      
至于如何遣词造句，那是从小学一年级就开始学习的东西，这里就不解释了^_^。

* 尽量避免携带附件

对带有附件的Mail，我个人总是保持厌恶的态度。附件导致Mail Size变大，接收困难，占用较大空间；附件内容无法被mail工具做关键字搜索；不适合移动设备接收和打开阅读，虽说现在的移动设备硬件和功能都很强 大，网络流量价格也很便宜；需要二次打开附件才能全面了解Mail内容，体验不好。因此，如果在不是很必要的情况下，尽量将内容写到Mail的body 里。如果有其他沟通平台，可在内容中赋上相关地址链接，也比打开一个word或ppt的附件要好些。

* 其他属性

除了主题、内容、附件外，Mail还有一些属性影响接收者对Mail好坏的评价。这包括称谓和署名、优先级以及要求回执等。在正式的商业邮件中，有着明确 的称谓和书名规范要求，这方面我就不提了，有兴趣可以翻看一些商务邮件写作的资料和书籍；优先级一般采用默认的“正常”级别，但也要学会合理运用“高优先 级”来表明你的Mail的重要性，吸引收件人的关注。另外要谨慎使用回执属性，我个人就比较讨厌回执，这不是收件人的义务，所以尽量不要强求，除非你是领 导，在给下属发Mail而且又希望下属都能读过这封Mail。

写好Mail是良好工作习惯的一个组成部分，因此养成良好工作习惯，就从写好mail开始吧！

时间是人类最宝贵的财富之一，我十分认同这点，因此我在个人时间管理以及工作效率上也是一直追求持续改善的，期望能在最短的时间内产出更多有价值的成果，尤其是工作时间里。

我知道的时间管理思想主要有三种：

* 四象限理论。这是我们经常谈到的传统时间管理理论，它告诉我们如何根据待办事项的重要和紧急两个属性对待办事项进行分类和优先级确定。我个人觉得这个理论是时间管理的基础，后续无论是GTD理论还是番茄时间理论都离不开这个理论的铺垫和辅助；

* GTD理论。这是一种被大家热捧的实践型时间管理方法。资料不少，配套的软件工具以及web应用也有很多。该实践方法被很多职场人采用，其中就包括我；

* 番茄工作法。这是近几年兴起的一种旨在提高单位时间内生产效率的实践方法，也有很多工具和web应用支持，其原理简单，易于理解和实践。

总体来说，这两年我采用的时间管理方法是以上三种思想的结合：以GTD思想为主导，用四象限理论在收集待办事项过程中对待办事项进行分类整理，在处理待办事项时使用番茄工作法最大程度的提升工作效率。

GTD是需要工具支持才能发挥最大威力的。再具体点，目前日常工作和生活中，我使用的是Todolist这个GTD时间管理工具来辅助我进行时间管理的。 当然GTD的工具有很多，Todolist只是其中一个，也未必是最好的那个，只是我当初选择了它并一直坚持使用它罢了。

GTD理论讲究的是收集、组织整理、执行与回顾。在最初使用Todolist时，我按照经典GTD理论，建立了两个Project：Work和 Personal。在每个Project下建立了三个“筐”：“Next Action”、“Waiting for”和“Someday/Maybe”，三个筐的含义分别是：“下一步要做的”、“等待他人做，待跟踪的”以及“将来可能做的”。开始用时还比较顺 手。但时间长了后，就发现了一些问题：

* Work下“Next Action”中的事项越来越多，即便是个人待办事项，也更多的放在Work下的"Next Action"中，Personal下的事项越来越少；

* “Next Action”中的待办事项不断移动到“Someday/Maybe”中；

* “Someday/Maybe”中的事项还不舍得删除；

* 一些持续要做的事项，比如某个习惯养成时的事项提醒，无处存放；

* 一些周期性的事项，如每月技术交流会议等，也无处存放；

* 为待办事项赋予的优先级属性总是因时间的推移而不断调整，导致在这方面花费了不少心力；

* 一些待办事项的完成时间总是调来调去；

* 很少往Waiting For中存放事件。

也许是我对GTD的理解和执行还不够好，导致了这些问题，反倒给自己带来了负面的反馈。针对这些问题，我按如下思路对Todolist的筐结构做了调整：

* 删除Personal Project。这样在收集事项时只有唯一一个Project入口。个人事项和工作事项都是要做的事项，扫一眼即可区分，何须分离；

* 建立Durative Action，用于存放持续事项，这些事项不赋予完成时间，只是用来随时查看和自我提醒；可定期对该筐进行整理，已经养成的工作习惯就可以从该筐中删除了；

* 建立Periodic Action，用于存放周期性事项，这个就不解释了；

* 重新定义Next Action的含义。将即将做的、本周甚至本月要做的事项都放在“Next Action中”，不添加任何优先级属性，需要增加完成时间的，添加完成时间，诸如当天要完成的；否则不添加时间属性；

* 将Someday/Maybe筐改名为“Memo”，只是用于收集任何突发的想法和待办事项，这些想法和待办事项尚没有任何计划，不赋予完成时间，只是用于备忘；

* 删除Waiting For这个“筐”，这些事项放在Next Action中统一管理，用事项内容以及标签（可用人名）来提醒自己这件事项是依赖谁，需要跟踪谁的工作。

这样调整完，似乎就顺手多了：工作中的待办事项多进入“Next Action”，一些点子、想法、期待做的事情进入"Memo"，习惯养成事项放在“Durative Action”；周期性的事项放到“Periodic Action”中。利用Todolist提供的"today"标签，我可以迅速看到今天的待办事项，不会有遗漏。"Memo"需要定期回顾整理，否则事项还是会越来越多，不过多一些也无妨，只是影响用眼睛过滤一遍的时间罢了，这个我能接受^_^。

对于番茄工作法，没有太多可说的，需要用的时候，打开一个番茄定时器(浏览器插件，也可以是物理定时器，看个人喜好了)，心无外物，开始做就是了。

下面是其他一些在运用GTD时的体会：

* 工具重要，但也不要为此频繁尝试各种工具，选定一个口碑不错的工具，用下去；

* 待办事项不要放在脑子里，务必要记录下来。腾出大脑集中精力做事，这也是GTD的前提；

* 时时刻刻收集待办事项！在办公室、在会议中、走路中、乘车时、洗澡后、睡醒后、睡觉前，每当脑子中有事项或想法时，随时打开电脑或终端将这些事项记录下来，并在后续整理归类；

* 运用GTD的前提是有事做！有事做的前提则是有目标和计划。因此你要想好一天的计划、一周的、一个月的，甚至是半年的目标，一年，甚至是三年的目标；

* 虽然目前有很多脑图工具，但我更喜欢传统的纸笔。在我的身边、桌面或包都放有一只笔和一张白纸（或小本），这样无论是否有电脑或终端在身旁，我都可以随时记录事项或我的想法。

即便有了很好的个人时间管理工具和实践方法，也还是会有人会抱怨时间太少，时间不够用。工作都完不成，哪有空学习深造？究竟是真的时间不够，还是时间没有管理好，浪费了，这个只有自己知道。但加强对时间的价值的认知将 有助于你改善自己的时间管理状况。给自己做个估值，粗略计算一下你的每个小时的价值是多少(比如每天的工资除以8)。确定了这个估值后，你就可以在做任何 事情之前对这件事情的时间成本做出一个估算了。你可以累积一下每天抽烟、看无聊的肥皂剧、胡侃闲聊的成本，可能会让你觉得触目惊心。

很多人想集中精力和时间完成一些重要的事情，但我们工作在团队中，工作在组织内，难免会遇到一些自己不情愿做的事情或一些打扰。对于这类让你无法集中高效利用时间的事项，处理起来很麻烦，不同的场景处理方式可能不同。但这里还是几个小建议：

* 对于领导下派给你的，你并不情愿做的事情，抱怨是毫无意义的，你的唯一行动只能是解决这个问题。我的建议是开启一个番茄，集中注意力，用最短的时间完成它。然后再去做你喜欢做的重要的事情；

* 对于电话打扰，我的建议是如果可能的话，拆除你工位上的电话，这样渐渐地找你的电话就会变少了，他们很可能用mail或其他方式与你沟通交流；

* 对于会议打扰，我的建议是学会拒绝。如果你不能在会议上给其他与会者带来什么价值（不会提问，没有问题，给不出建议），那就不要去。利用会议这段时间，做你认为更有价值的事情；

* 对于登门打扰，这个的确不好处理。很多人建议设定自己的“不会客”时间，但真的有效么？够呛啊。我实际的作法：停下手头的工作，快速沟通，快速解决来客的问题，然后恢复原有工作上下文，尽快恢复之前的工作状态。

除了做好工作时的个人时间管理之外，其他时间也要做好管理，因为工作之余，我们还要在利用这些时间去学习、充电以掌握新知识、新技能，提升个人能力。

* 学会利用碎片时间。现代人工作繁忙，工作之外的时间（除去睡觉）有两个特点：绝对时间少和严重的碎片化。要学习要充电，我们只能把这些短暂的碎片时间充分 利用起来。比如坐在班车里、搭乘地铁时、等飞机航班时、火车上、睡觉前、陪男/女朋友逛商场时，都是可以完成一些小事项的。关键还是提做好策划，知道该做 什么，回忆一下你的时间价值吧。一年下来这些碎片时间累积起来，肯定是会让你大吃一惊的。

* 预留充分的休息时间。将时间用于休息，以保持后续以旺盛精力投入工作和学习，比将这些时间花费在一些无聊的活动上，比如漫无目的地浏览网页、看无聊肥皂剧等要划算的多。