Tony Bai » MediaWiki

推动知识管理的这两年

bigwhite — Fri, 03 May 2013 11:47:56 +0000

掐指算来，部门知识管理的推广工作已有两年了。两年时间不能算短，但对于知识管理这件事来说，只能算是热身阶段，我们依旧站在起跑线上，或者稍乐观地讲我们只是刚刚迈出了万米长跑的第一步。

下面是这两年来部门内部知识库建设的一个Timeline：

- 2011年中旬，我所在产品线私下在一台PC上建立了基于MediaWiki的知识库。
- 2011年末产品线在部门内部做了有关知识库与知识管理实践的分享。
- 2012年初，部门在新采购的高性能服务器上建立基于MediaWiki的知识库，并指定专人负责；我们产品线将已经积累的内容迁移到了部门知识库中，这也标志着部门知识库1.0版本正式上线。知识管理的策划和推广事宜也交由专门的子部门负责。
- 2012年中，设立子部门KM负责人，设立子部门KM定期工作会，设立子部门技术交流汇报会，旨在各子部门之间分享最新信息，减少重复劳动，提高效率。
- 2012年末，启动知识库2.0建设方案。
- 2013年3月末，知识库2.0版本上线。邀请专业设计人员策划和实现了全新主页，提高了UE；重新策划了分类；重新划分了知识版块，专人负责更新；增加了知识达人等多个激励内部童鞋分享知识的手段和方法；通过piwik统计和分析知识库的最新访问动态；通过一些实用的插件来简化Wiki Page编写工作、更好地展示内容；提炼高质量知识文章，形成知识周刊、月刊，作为内部知识库营销推广手段，吸引大家来到知识库，并尝试留下自己的知识。

两年来，我这个“始作俑者”在知识库建立起来后已经不做什么具体的工作了（骨子里其实是不愿意做重复性、事务性工作），只是充当着“幕后推手”。值得我庆幸的是有那么几位同事都认同知识管理的重要性，愿意参与进来执行具体的工作。专职负责知识管理的子部门的领导也十分重视此事，这才有了部门知识库的持续演进，才有了目前的2.0版本上线，他们才是真正的猪角。

这两年来，我在知识管理方面所作的工作主要有如下几方面：

* 找人，形成圈子

知识管理和推广虽然重要，但并非核心业务，不能显式地让大家看到其对部门发展的贡献度，因此多数人对此工作并不感兴趣，找到适合且对此有兴趣和热情的人也就并非易事。另外还要得到相关子部门领导的长期支持，事情才好持续办下去。在1.0上线后，经过大半年的观察，我们找到了真正合适的人选。也有两位志同道合的子部门领导十分重视此事，也亲自参与到知识库建设的交流讨论中。这样一个知识管理和推广的小圈子形成了。

* 识别广泛的需求，形成可行性共识

最初之所以在产品线私下建立起Wiki知识库，显然是因为我们遇到了诸多具体问题，诸如知识如何共享、知识的发现、知识更新以及一致性等（那时的知识局限在项目过程中的各种文档资料等）。我们想通过一个共享的协作平台解决掉遇到的问题，于是有了我们自己的Wiki。这些问题其实是有共性的，我们遇到了，其他产品线、开发组、子部门也会遇到。也就是说这个Wiki不仅仅能解决我们的问题，还能帮助解决其他人的问题。为此，我们做了多次公开调查和私下交流，确定了知识库的必要性和大力推广的可行性。

* 保持与知识库的直接负责领导常沟通

我顶多算是一个“推手”，具体的知识库运营是由某子部门领导负责的。因此在用人以及知识库演进方面，还要常与领导沟通，达成一致后，推动执行起来就方便的多了。

* 元策划

所谓的元策划就是为负责策划的具体执行人提供策划咨询，指导如何策划，仅此而已。当然有时也提供具体策划思路^_^。

* 监督实施

这个很关键。虽然我不直接负责知识管理这块，但我心目中是有一些期望达成的里程碑点的。因此我会不时的与具体的执行人了解进度情况，也算是一种督促和监督了。

知识库2.0上线一月有余，他们弄了个知识月刊首期，居然把我评为月度“知识达人”，还问我是否可以分享些知识积累和总结方面的心得。以前从未系统考虑过这个问题，冷不丁的提起来还真没啥思路。不过花些时间深入想了想，还是有点体会的，也许这个体会比较另类。

我承认我日常喜欢做一些知识积累和总结，只是喜欢并习惯为之而已，谈不上什么擅长，无论是工作中还是业余时间的学习过程中。为什么会这样呢？这么做到底动机何为？我也仔细想了一下：从心理上来说这可能是源于一种“忧患意识”吧。真的是忧患：担心记性差，导致设计思路等知识和技巧的遗忘，那可真是种浪费和损失；担心无地儿去回顾/查找（因此要起个好标题，找个好分类，贴上适当标签）；担心体验和心得的消失；担心自己每天没有进步（一直追求每天进步一点点，而积累和总结则是一种显式地进步的体现）；担心别人看不到自己最新更新的内容(因此放到Wiki这种载体)；担心大脑容量不够，无法装得下那么多内容，所以持久化到一类“永恒”的介质(blog、wiki)中；担心自己说不清楚，讲不明白，就写下来，并反复揣摩修改，直到自己满意；担心太多的东西放在大脑中，太沉重，无法轻装前进，因此写出来，腾出一些空间，容纳点新东西等等。

两年了，还是那句话，自己在知识管理方面依旧是野路子+新手！估计自己以后依旧不会直接做知识管理方面的执行工作，但肯定会是一个知识分享者以及一个旁观参与者。知识库的建立为组织内的每个人、项目、产品线、子部门提供了一个分享的平台，也是一个自我展示的平台。知识库的内部营销才刚刚上路，前途光明，道路坎坷，猪脚们要有一颗耐心。

最后和大家分享一下我们知识库的slogan：“知识不怕从头积累，就怕从不积累”。

知识管理的几点野路子经营策略

bigwhite — Sun, 04 Nov 2012 15:02:03 +0000

时间真是过得飞快，遥想一年前的这个时候我们在产品线的知识管理试水有了一点成绩，便在组织内力推知识管理。领导经过权衡后，也认同了知识管理的重要性，并随即安排人在组织内部快速建立起了知识库。在最初的一两个月里，临时的知识管理负责人热情很高，做得还算不错，初步地将知识库是什么、如何使用以及组织知识管理的第一版规范和大家交待清楚了。但随着热情的消逝，知识库管理也随波逐流了，知识管理开始变得名存实亡，这种状态持续了大半年。

领导层的原因我这里不去分析。领导自然有生存问题要考虑。知识管理这等重要但不紧急的事情，还是留给我们去考虑吧。知识管理没有预想中的那样在组织内形成工作风气，究其原因还是缺少持续的运营。大家知道即便是再好的事物如果缺少了持续经营和关注，也会逐渐消亡的。试想如果新浪微博没有持续的宣传投入哪会有今天这种地位。

上周和几位组织内的资深同事一同讨论了知识管理的现状，不能再这样下去了，我们要在民间做点工作。由于都不是专业搞知识管理的，所以把我们讨论出来的策略暂且称为“野路子”^_^。我这里也将我们产品线兼职做知识管理的MM“贡献”给组织，协助做组织知识管理的经营工作。

以下是初步确定的几点经营策略：

1、团队经营

之前只是有一个临时知识负责人，除了职责范围不明确外，一个人“单打独斗”也确实心有余而力不足。因此知识管理的经营必须要有一个团队，可以是实体专门团队，也可以是虚拟团队。团队必须有专门的负责人，专职也好，兼职也罢，有胜于无。团队应该按照做项目或做产品的方式去对待知识管理，有计划、有目标、有阶段步骤的去经营；另外团队内部人员有分工，有些负责策划、有些负责技术、有些负责推广等，总之团队经营是一个组织搞好知识管理的必要条件。

2、借鉴和效仿

我们不是专业的知识管理团队，但业界却有好多已经做得很成功的知识管理策略值得我们借鉴和效仿，比如智库(MBAlib)等。另外一些知名SNS服务的提供商的经营策略也是值得我们学习的，即便知识管理与通常的SNS有很大不同。

以下列举一些参考策略：

- 培养达人(名人)，影响长尾。新浪从其博客开始一直就是这么做的，后期微博更是复制这一策略，腾讯微博也是照搬效仿。在组织内部，培养分享和总结知识的达人，树立他们在知识库贡献中的领袖地位。并在这一过程中，通过宣传和引导，逐渐让更多人了解知识库，效仿达人们形成总结和分享知识的良好工作习惯。

- 持续让大家被动关注。通过各种手段让大家持续感受到知识管理在组织内的存在，比如定期全员发送知识简报、组织知识管理达人秀活动、白板宣传等方式。

- 持续改善页面体验。一个易用和好用，可以快速上手的知识库是让大家积极参与到知识管理中的一个前提条件。因此作为知识管理重要环节的知识库，我们务必做到对其使用体验的持续改善。通过各种技术手段，让大家易访问、易编辑、易归类、易检索等等。

3、引入竞争机制，激发荣誉感

在知识管理过程中引入竞争机制。就像新浪微博勋章系统一样，为知识达人们分级，让大家产生知识分享的荣誉感。另外如果组织内部由多个子部门组成（就像我所在的组织那样），还可在子部门间引入竞争机制，这块具体采用何种机制就要看具体情况而定了，比如通过排名，或也给部门授予类似勋章的机制。

4、善用行政手段

知识的来源有随机自发的，也有规定必须的。因此有些知识整理和分享是在组织行政规定之下必须要做的，这部分内容也不能忽略，这可以让知识库内容更加丰满。另外还可以从长远考虑，将子部门对组织知识库的贡献纳入到子部门的业绩当中去。这手段有些别扭但可能真的有效。

知识管理推广难的几点原因

bigwhite — Mon, 06 Aug 2012 04:15:22 +0000

去年在产品线内部尝试了一些知识管理的实践：建立了知识库，初步在产品线内部养成了知识整理和总结的习惯，建立了工作流程与知识库之间的粘性，取得了一定效果。今年年初在事业部内部做了有关知识库实践方面的分享，大家也都认识到这几年我们在知识积累方面上的不足，也都很赞同知识管理的重要性与必要性。会后领导决定建立事业部级知识库，并安排专人负责知识库的维护与推广。

于是乎负责知识库搭建的那个部门申请服务器、安装和调试知识库系统，甚至是修改代码以满足我们内部对权限的要求，后续还召开了一次子部门知识负责人会议，以推动各个子部门应用知识库。这样的开头看起来还是蛮不错的。但随着时间的推移，热情经过冷却也渐渐凉了下来。知识库的负责人也变更了，定期的知识管理交流会也不再举行了，仅仅剩下我们的产品线依旧保持着已经养成的热度。

万事开头难，确实不假。但究竟是何原因导致出现此种情形呢？近期做了一番思考，想到了以下几点。

1、领导意志的持续性

最初，知识管理受到了领导的推崇，并做出了部署并使用知识库的决策。但随后领导似乎“忘记”了这件事情，缺少了持续性的关注。这似乎无意中给了大家一个错误的信号：知识管理并非我最在意的事情。领导不关心，下面的人如何行动可想而知。换位思考，我十分能够理解领导们每天的忙碌，毕竟在中国这个激烈竞争的IT市场环境中，摆在第一位的永远是“如何活下来”，所以领导们的确应该将市场、客户等放在头位，这无可厚非。但如果用经典时间管理理论来理解的话，知识管理就是一件重要不紧急的事情，市场、客户关心之余应该得到领导给予地持续关注，否则知识管理就逐渐陷入不重要不紧急的象限中去了。组织的持续成长是需要有知识积累作为保证的，“铁打的营盘，流水的兵”，组织内一批批的人员更迭，甚至若干年后领导们也都已经高升到其他岗位了，留下的也只能是组织运行多年来积累下来的那些知识(技术、经验等)了。因此真正为组织着想的领导是应该给予知识管理持续关注的。

2、员工的工作心态

说完了领导，说员工。对普通员工而言，最重要的莫过于：把活按时干完，每月都能拿到高绩效奖金，年底拿更多年终奖，来年涨更多薪水。同时，在这个过程中，自己也能成长，翅膀将变得更硬朗，弄不好就飞走了，把一切都带走，不留下一丝痕迹。工作了若干年，后来人甚至不知道你的存在，除了你那日益发出腐朽味道的代码外，你没有给后人留下任何有帮助的东西。很遗憾，我看到的不少人都是这么做的。一些人工作就是当一天和尚，撞一天钟，甚至都不为自己后续的工作考虑，没有总结，没有思考。后续遇到相同的问题时，一切从头来。试想一下，如果在这样的一个群体里，即使搭建出一个知识库平台，又有几人能够使用呢。当然这里仅仅是一个例子，我看到了越来越多的年轻人报着Open和虚心学习的心态，主动应用组织提供的知识平台，认真学习技术、了解业务，并在工作一段时间后，贡献出了高质量的知识，他们意识到了知识积累和总结的重要性，他们从中得到了益处，他们认为自己在工作过程中的收获可能对其他人也很有益处，也会给自己后续的工作带来方便，这样的工作心态是值得赞赏的。如果一个组织内部员工的工作心态均是如此，知识管理推广将十分容易，而且我相信这样的组织将会有更为持久的生命力。

3、这个人适合吗

有了知识库后，不能放任自流，务必要有专门人管理和推广。如果组织够大，这个人最好专职；如果组织不大，知识管理的工作量不足以饱和，可考虑兼职；但什么样的人合适呢？如果让一个不适合的人来负责知识管理，那就是"搬起石头砸自己的脚"，不仅不能扩大知识库在组织内部的作用，甚至还可能让其他人产生“知识库无用”的观点。像我们这样的组织，开发人员占据大多数，没有设立专职知识管理专员职位，大家都是门外汉。我也不是知识管理专家，但我希望组织内有人通过我们搭建的平台逐渐成为知识管理方面的专家。因此我们需要一个其自己就致力于在知识管理领域有所建树的人负责，这样的人有热情、有意愿将组织的知识管理做好，这绝对是做好知识管理的一个必要条件。这个人的需要能让组织以及领导们时刻意识到知识管理的存在以及重要性。如果做不到这一点，那这个人就是一个不合适的人选。

4、策划和推广有计划吗

知识管理是重要不紧急的任务，因此应该做长期计划，分阶段达成目标，无计划、无政府状态的知识管理将会变成一盘散沙。知识库这座大厦的结构是动态的，是始终趋向更满足组织需求而变化和重构的。知识库负责人应定期根据最新需求策划调整知识结构，并在组织内做足推广和宣传，引导大家在正确的位置贡献知识；知识库的新版本升级、新功能的支持都应该让组织内的成员知晓；更重要的是要设定知识管理的阶段性目标，并努力达成，定期组织汇报，用成果打动大家，增加大家对知识库的粘度。

5、理论结合实际了吗

知识管理是有一套理论做支撑的，我是门外汉，从来没有系统学习过。但我想如果要做好知识管理，理论必不可少。这更多是知识管理负责人的事情。他/她应该主动学习这方面的一些理论，结合实践，搞好知识管理。我想知识管理想要上一个台阶，上一个档次，这一步必不可少。

能想到的原因上面已经列了出来，但如何解决呢？人的问题，非技术问题，难啊！不过我觉得也许最关键的一步应该是选好一个合适的知识管理负责人。这也是下一步我要力促的事情。

知识管理那些事儿

bigwhite — Wed, 23 Nov 2011 14:13:00 +0000

我不是知识管理领域的专家，但我认为知识的积累和管理对一个期望长久稳定发展的组织来说很重要。今天我这个"门外人"就来说几句"门外话"。

我所在的部门已经成立10余年了，但说实话部门在知识积累和管理方面做的比较一般。例如，没有统一的知识积累和管理平台，知识分享多靠mail列表，或将知识存储在文件中放入Microsoft Visual SourceSafe，若干日子后，再无人能找到之前的知识(VSS绝对不是一个知识管理平台，顶多就是一个版本管理工具，还是个有些落伍的工具)；没有专人负责知识积累和管理；知识积累与管理似乎始终是优先级最低的那个任务。

近些年随着公司层面加强了对知识积累和管理的重视度，部门似乎也认识到了知识"丢失"现象的严重性，遂加强了知识积累方面的投入，但始终没有系统的知识积累和管理方案出台，部门内部依旧没有形成很好的知识积累的习惯。知识"丢失"不免让人痛心，于是今年年初我们决定自己在产品线内部搭建知识积累平台(采用MediaWiki)，并指派专人负责知识库建设、策划、知识整理以及知识库的备份(自动备份)。就这样我们"摸着石头过河"，一年下来收获颇丰。这里的收获指的不仅仅是积累的知识，还有宝贵的知识积累和管理的实践经验，更重要的是通过实践让我们更加认识到知识积累和管理的重要性，特别是对一个中等规模的组织而言。

我们的知识管理大致分为以下几个阶段。
一、知识库平台的建设
要想做知识积累和管理，首先要搭建一个知识管理的平台 – 知识库系统。组织内部的知识是由组织内部的人员协同生产出来的，除非你的组织需要特别专业的知识库管理平台以及特定的知识管理咨询服务，否则很多开源的Wiki工具可作为知识库的候选，比如TWiki、MediaWiki等。MediaWiki大家一定不陌生，因为世界上最大的知识库 - 维基百科(wikipedia)就是基于该工具搭建的，另外MediaWiki插件众多，也便于实现一些特定的需求。我们最终选择的也是MediaWiki。我这里倒没有什么选型的标准，只是觉得一款合格的知识库工具至少应具备一下几个特点：
- 访问方便，便于知识积累(例如，MediaWiki通过Browser访问，无需客户端装任何插件)
- 支持快速发现知识(例如，MediaWiki支持分类，标签，支持全文搜索，支持主题订阅)
- 适于协同创作，知识修改容易(这个本身就是Wiki的强项)
- 功能易扩展(例如，MediaWiki通过插件实现各种各样的功能，比如甘特图，日历)
- 知识展示手段丰富(例如，MediaWiki支持富文本，支持图片，内部和外部超链接等)

二、知识库结构策划阶段
每个组织都有自己特定的知识领域。知识库积累的就是在该领域内知识。积累前需要投入专人或小组来策划知识库的结构。将预想到的知识分门别类。分类由粗到细，甚至可以设置多级分类。为了便于知识发现，最好初始设定好一些常用的标签，这样通过搜索，我们就可以快速定位到知识所在。另外知识库的结构不是一成不变的，它应该随着知识库积累的知识的变化而适当变化，必要时需对知识库的结构做重构（比如发现之前的分类不合理）。知识库结构的重构带来的工作量有时候是很大的，所以尽量在初始情况下就全面合理地做好分类，避免后续重构。

三、知识积累阶段
知识库平台建立完毕后，就到了知识积累的阶段了，这个是全员参与的阶段。组织中的每个人都是知识库的贡献者。但事前最好制定一些知识积累的简要规程，比如规范知识提交的格式，规范主题的命名，段落格式等。知识积累阶段其实才是知识管理中最难的一个阶段，关键难在如何让组织内成员养成积极主动的进行知识积累的习惯，下面是一些可供参考的方法。

a) 适当宣导，让组织内成员意识到知识积累的重要性
b) 针对知识库平台的使用做适当的培训和交流
c) 将知识库平台打造的尽量易用，避免因复杂而导致排斥行为
d) 日常沟通多引用知识库中知识的位置，让大家在潜移默化中对知识库产生依赖

e) 引导关注。如果一个人贡献的知识受到大家的广泛关注，那么这个人将会有更大的热情贡献知识。组织内知识管理负责人可定期整理新增精品知识的简要并发给大家，吸引大家阅读知识，关注知识；通过展示知识关注度排名也可以激发大家的知识分享热情。

f) 发掘和鼓励"知识分享达人"。由"二八定律"我们可以推断，组织内20%的人贡献了80%的知识。我们要发掘出这些"达人"，给予鼓励，必要时给予一定奖励。
g) 将之前组织积累的以文件形式存在的知识迁移到新平台上。尽量将内容Web化而不是以文件附件（不利于知识发现）形式存在；如果没有精力，可对知识做简要描述，建立文件位置索引，方便大家发现。并鼓励大家在知识库平台上查找以前积累的知识。

四、知识整理
由于知识库是组织内人员协同丰富的，新知识的提交带有一定随意性，点状分布，不成系统，所以这些知识需要专人定期整理，划入适当分类，赋予更加合理的标签，尽量使其系统化。这个工作十分必要，否则一旦长久，知识库内的知识就像一根根独木，独自生长，永远也成不了连片的树林。

五、知识备份
知识是宝贵的，大家花了心血贡献的知识要保存好，保存完整。这样就需要定期对知识库进行备份。一般可通过后台运行的脚本自动备份，粒度做到每天备份一次自然就最好了。

六、做好知识在不同层次知识库的流动
不同组织知识库的建设是不同的，有的组织采用统一的知识库，有些组织有不同层次的知识库。对于前者，没有什么可说的，大家的知识都会汇集到一个库中；对于后者，我们需要弄清楚知识库的层次，让知识合理地在不同层次的知识库间流动。一般而言，低级别知识库(如部门的知识库）会定期将精华的且适合在上一级组织(公司的知识库)分享的知识导入上一级别知识库，换句话说低级别知识库可作为高级别知识库的素材库。

关于我们的知识管理实践大致就这么六点内容，我们现阶段也是这么做的。后续我们要想在知识管理这块有所进阶，估计是需要请知识管理专家授业解惑了。