Tony Bai » IT

谈谈如何高效地组织和实施内部会议

bigwhite — Mon, 03 Dec 2012 03:02:16 +0000

我个人一直追求高效的工作，无论是在职场中的哪个环节，在我眼中总是应该有提效的空间的，我甚至感觉我在这方面似乎形成了一种偏执，有些时候一看到低效的环节，我就有些情绪激动^_^。

如果要大家投票表决组织内部最低效地活动环节，估计大多数人会将选票投给会议。关于内部会议的组织和实施，有很多反模式，这里列举一二：

- 会议组织人突然发出会议通知，两个小时后举行某会议；
- 会议通知中没有会议的agenda信息，也没有任何有关会议的资料；
- 会议的干系人选择不恰当，有些人本无需参会；
- 会议实施过程中主持人无准备，无整体思路主线，想到哪里，就说到哪里；
- 所讲内容与会议类型不匹配，无有效价值传达；
- 会议无决议，无后续行动计划，大家无所获 – 三无会议。

这里谈到的会议的效率不仅在于实施时的时间上的长短，更重要的是会议主题内容在单位时间内传递给相关干系人的程度。其实细致高效地组织和实施一次组织内部会议，并非是件多难的事情。一个会议，无非准备、实施、会后跟踪落实三个部分，而每个部分其实又都是有章可循的。

一、准备阶段

* 提前预定好会议室

注意会议室的Size要适宜，别到时侯人多没地儿坐；而人少又显得空旷，显得人气不旺，气氛不足^_^。对于有限时的远程视频会议室，要预留足够长的时间，避免会议超时带来的意外情况。

* 会议通知

在明确会议主题、类型、目标和Agenda之后，可提前数天或更长时间在组织内发出会议通知，这样可以便于干系人安排好自己的任务列表；通知中应说明会议的主题、目标与Agenda，如果有初步的资料的话，最好能附上，让相关干系人可以更深入了解；会议的干系人选择要谨慎，哪些人必须参会，哪些人需要知道有这个会议，自由选择参加等等都要明确。

* 会议资料准备

会议的主讲人或主持人(因会议不同而定)需进行精心的资料准备。准备阶段，主讲人应充分考虑会上要向与会者传达哪些信息与价值，要有贯穿会议的清晰的思路主线。有条件的情况下，可以请相关人评审这份资料，主讲人最好自己做些模拟讲解，以保证在会议上能产生最好的表达效果，以提高与会者的信息接收和理解程度。另外有些类型会议(如总结会)需要一些第三方提供的资料或需第三方讨论确认的事情，这些务必在会议举行前完成，避免在会上进行细节的讨论，降低效率。

* 参会提醒

会议主持者应提前一天再次发出会议提醒，如果此时已经准备好最新资料了，可将资料附上；但少数主讲人希望保持神秘感，只发提醒也就是了。

二、实施阶段

* 当天的会议提醒

会议举行当天，再次做会议提醒，这次仅一个通知即可。

* 会议室准备

会议的主持人或组织者或主讲人应根据会议类型和具体情况，提前一些时间到达会议室做好各种准备，包括确认会议室的设备完好情况，至少连上投影，插上网线看看是否可用；若是远程视频会议室，则更是要提早联系管理员做设备调试，确保会议准点开始时，设备是好用的，远程是接通的；类似一些架构讲解会的会议，可能还需要提前在会议室白板上做板书。总之，这些准备工作目的就是让会议可以准时开始，而不是让与会者坐在那里白白浪费时间。

* 会议进行

不同类型的会议有不同的进行方式。在组织内部，例会、总结会和评审类会议居多。但总体来说，无论哪种会议，如果要高效地进行，都应该按照主持人/主讲人的思路主线进行，围绕着会议要传达给与会者的主题为中心，详说重点，有理有据，略说细节，避免细节讨论；必要讨论时，主讲人也应引导与会者的讨论，避免跑题，并及时打断讨论，回到正题上。

* 控制会议时间节奏

在某件事情上，常人保持集中精力于其上的时间是有限度的，超过这个时间，常人肯定会溜号，信息接收和理解的效率自然就会降低。因此为了让与会者可以保持集中精力的投入，主持人需要控制好会议的节奏，适当予以休息。组织内的大部分会议，应不超过一小时为宜。

* 会议要有结论，并与与会者达成一致

会议是以高效地传达某种信息为目的的，这些信息可能是知识、技巧、最佳实践、思路、工具或某种结论，与会者在后续的工作中会用到信息。因此虽然会议类型不同，但会议均应有相关结论，作为后续的行动计划；并且与会者需要这些结论上达成一致。

三、会后跟踪落实

会议的效率更多体现在前两个阶段。最后这个阶段更多是用来检验和评估会议后的信息传达效果。另外会议主持人/主讲人需要通过这些跟踪和落实情况，总结信息传达情况；回顾和反省会议是否组织和实施的足够高效；发掘和发现问题，并做持续改进和改善。

知识管理推广难的几点原因

bigwhite — Mon, 06 Aug 2012 04:15:22 +0000

去年在产品线内部尝试了一些知识管理的实践：建立了知识库，初步在产品线内部养成了知识整理和总结的习惯，建立了工作流程与知识库之间的粘性，取得了一定效果。今年年初在事业部内部做了有关知识库实践方面的分享，大家也都认识到这几年我们在知识积累方面上的不足，也都很赞同知识管理的重要性与必要性。会后领导决定建立事业部级知识库，并安排专人负责知识库的维护与推广。

于是乎负责知识库搭建的那个部门申请服务器、安装和调试知识库系统，甚至是修改代码以满足我们内部对权限的要求，后续还召开了一次子部门知识负责人会议，以推动各个子部门应用知识库。这样的开头看起来还是蛮不错的。但随着时间的推移，热情经过冷却也渐渐凉了下来。知识库的负责人也变更了，定期的知识管理交流会也不再举行了，仅仅剩下我们的产品线依旧保持着已经养成的热度。

万事开头难，确实不假。但究竟是何原因导致出现此种情形呢？近期做了一番思考，想到了以下几点。

1、领导意志的持续性

最初，知识管理受到了领导的推崇，并做出了部署并使用知识库的决策。但随后领导似乎“忘记”了这件事情，缺少了持续性的关注。这似乎无意中给了大家一个错误的信号：知识管理并非我最在意的事情。领导不关心，下面的人如何行动可想而知。换位思考，我十分能够理解领导们每天的忙碌，毕竟在中国这个激烈竞争的IT市场环境中，摆在第一位的永远是“如何活下来”，所以领导们的确应该将市场、客户等放在头位，这无可厚非。但如果用经典时间管理理论来理解的话，知识管理就是一件重要不紧急的事情，市场、客户关心之余应该得到领导给予地持续关注，否则知识管理就逐渐陷入不重要不紧急的象限中去了。组织的持续成长是需要有知识积累作为保证的，“铁打的营盘，流水的兵”，组织内一批批的人员更迭，甚至若干年后领导们也都已经高升到其他岗位了，留下的也只能是组织运行多年来积累下来的那些知识(技术、经验等)了。因此真正为组织着想的领导是应该给予知识管理持续关注的。

2、员工的工作心态

说完了领导，说员工。对普通员工而言，最重要的莫过于：把活按时干完，每月都能拿到高绩效奖金，年底拿更多年终奖，来年涨更多薪水。同时，在这个过程中，自己也能成长，翅膀将变得更硬朗，弄不好就飞走了，把一切都带走，不留下一丝痕迹。工作了若干年，后来人甚至不知道你的存在，除了你那日益发出腐朽味道的代码外，你没有给后人留下任何有帮助的东西。很遗憾，我看到的不少人都是这么做的。一些人工作就是当一天和尚，撞一天钟，甚至都不为自己后续的工作考虑，没有总结，没有思考。后续遇到相同的问题时，一切从头来。试想一下，如果在这样的一个群体里，即使搭建出一个知识库平台，又有几人能够使用呢。当然这里仅仅是一个例子，我看到了越来越多的年轻人报着Open和虚心学习的心态，主动应用组织提供的知识平台，认真学习技术、了解业务，并在工作一段时间后，贡献出了高质量的知识，他们意识到了知识积累和总结的重要性，他们从中得到了益处，他们认为自己在工作过程中的收获可能对其他人也很有益处，也会给自己后续的工作带来方便，这样的工作心态是值得赞赏的。如果一个组织内部员工的工作心态均是如此，知识管理推广将十分容易，而且我相信这样的组织将会有更为持久的生命力。

3、这个人适合吗

有了知识库后，不能放任自流，务必要有专门人管理和推广。如果组织够大，这个人最好专职；如果组织不大，知识管理的工作量不足以饱和，可考虑兼职；但什么样的人合适呢？如果让一个不适合的人来负责知识管理，那就是"搬起石头砸自己的脚"，不仅不能扩大知识库在组织内部的作用，甚至还可能让其他人产生“知识库无用”的观点。像我们这样的组织，开发人员占据大多数，没有设立专职知识管理专员职位，大家都是门外汉。我也不是知识管理专家，但我希望组织内有人通过我们搭建的平台逐渐成为知识管理方面的专家。因此我们需要一个其自己就致力于在知识管理领域有所建树的人负责，这样的人有热情、有意愿将组织的知识管理做好，这绝对是做好知识管理的一个必要条件。这个人的需要能让组织以及领导们时刻意识到知识管理的存在以及重要性。如果做不到这一点，那这个人就是一个不合适的人选。

4、策划和推广有计划吗

知识管理是重要不紧急的任务，因此应该做长期计划，分阶段达成目标，无计划、无政府状态的知识管理将会变成一盘散沙。知识库这座大厦的结构是动态的，是始终趋向更满足组织需求而变化和重构的。知识库负责人应定期根据最新需求策划调整知识结构，并在组织内做足推广和宣传，引导大家在正确的位置贡献知识；知识库的新版本升级、新功能的支持都应该让组织内的成员知晓；更重要的是要设定知识管理的阶段性目标，并努力达成，定期组织汇报，用成果打动大家，增加大家对知识库的粘度。

5、理论结合实际了吗

知识管理是有一套理论做支撑的，我是门外汉，从来没有系统学习过。但我想如果要做好知识管理，理论必不可少。这更多是知识管理负责人的事情。他/她应该主动学习这方面的一些理论，结合实践，搞好知识管理。我想知识管理想要上一个台阶，上一个档次，这一步必不可少。

能想到的原因上面已经列了出来，但如何解决呢？人的问题，非技术问题，难啊！不过我觉得也许最关键的一步应该是选好一个合适的知识管理负责人。这也是下一步我要力促的事情。

由一把座椅想到的

bigwhite — Wed, 30 Apr 2008 15:58:31 +0000

今天上午参加了一个公司内部的项目管理工具推广和使用的培训，培训地点在公司新落成不到一载的办公楼的一间视频会议室里，由于是新办公楼，所以这里的设施也都是很新的。特别是会议室里的座椅让人坐起来很是舒服，会议室的椭圆桌摸起来也很有质感，当时就和同事们讨论如果我们的办公环境要是能有这样的座椅和桌子那该多好啊，工作效率肯定能提高不少。目前我们的座椅估计就属于写字楼中最常见的那种，坐起来普遍反映不舒服。

会议室之所以使用好座椅是因为"面子"问题，但回过头来想想，其使用频率肯定比普通员工的座椅的低很多很多，在这点上不知道公司是如何想的。早在我读大学的时候，当时就有一本叫"人件"的书，书中的第二篇就细致分析了办公环境员工工作的影响，估计公司领导都没有看过这本书:)。记得上次Dreamhead来的时候，给我们简单说了一下Thoughtworks的办公环境，着实让我们这些"没见过世面的"人开了些眼界。相信很多人也都看过网上Google和Microsoft的办公环境大PK，得心应手的"武器"-多台大屏幕液晶、人体工程键盘、标配高性能笔记本；源源不断的"供给"-各种免费的美食和饮品；还有的就是"我的地盘我做主"的自由，在这样的环境下似乎不兴奋都困难。其实我们公司提供的环境属于那种"比上不足，比下有余"，毕竟与Google、Microsoft这样的以"精英文化"为主流的公司不同，以国内行业方案和外包为主的公司如果都像Google、微软一样等提供免费食物、饮品等，估计就得做赔本生意了，人太多(有些类似劳动密集型，特别是外包部门)，现在行业不好做，外包受到汇率的影响利润也越来越薄。

再深挖掘一下，除了上述的硬件环境外，能吸引人才的更多是一种软环境，也可以说是公司营造的一种氛围；说的更大一些的话，那就是文化了。Google、Microsoft的目标都是最大化的将员工的潜力激发出来，让员工100%投入到工作或工作相关(包括自我学习)的事情上来，那些不需要员工费心考虑的事情都有公司帮忙去做，比如据说Google为员工提供免费洗衣服务。这些如果套用国内的"口号"就是"以人为本"，而且是真正的以人为本。在为员工最大化的解除后顾之忧的同时，像Google这种公司总是保持一种Open的态度，这使公司一直走在业界的前沿，Open让企业更具创造力。反观国内的软件公司，似乎很多走了相反的道路。以我们公司为例，前一阶段以"信息安全"为借口限制员工访问外部网络的做法就是一典型的Close的态度，在如今这个时代，这样的做法只能让我们剩下为之叹息的份儿了。

小座椅，大道理！

亲历Eee PC实机

bigwhite — Sun, 02 Dec 2007 15:09:41 +0000

热度颇高的Eee PC已经于11月24日在中国内地上市了，但直到今日我才在卖场看到了Eee PC的实机，这里就谈谈对Eee PC实机的第一印象。

华硕在全国的国美卖场设置Eee PC的专柜，晚上去沈城的鹏润电器看电砂锅，突然想起Eee PC，于是走向笔记本卖区。在笔记本卖区一眼就看到Eee PC大大的广告，在展台上明亮的灯光下，一黑一白两台Eee PC静静的放在那里。由于晚上人较少，所以比较容易的近距离观察和试用Eee PC。

如果你看到Eee PC后第一感觉一定和我一样，那就是它真的很小。我用手掌'精确'的量了一下，长恰好一扎(我的手哦)，宽约半扎多些。两台机器安装的都是linux操作系统，其中白色的机器不知为什么界面是蓝屏，并有错误日志输出。黑色机器则一切正常。我试着用触控板操作并运行了记事本、openoffice的文字处理、幻灯片制作等程序，虽然Eee PC的CPU配置不高，但是可能是由于采用的是闪存式的固定式磁盘，程序的启动和运行都还很是流畅。Eee PC小，其屏幕和键盘自然也大不到哪去，所以视力不好或者手指过大的人在买这款机器时可要考虑清楚了。

展示的Eee PC没有安装电池，在不带电池的情况下，Eee PC相当的轻。我想即使是加上电池，也重不到哪去。像这么小这么轻的PC，女士们完全可以将之放在自己的手袋中了。从外表来看，Eee PC的做工也很不错，其光耀的外表估计会让很多女士为之"倾心"，这不我GF就叫嚷着要'预订'那台白色版的Eee PC了。

Eee PC的国美(鹏润)价是2999，还是那句话：价格偏高。

Eee PC内地上市，价格略偏高

bigwhite — Sat, 24 Nov 2007 03:19:30 +0000

曾经在淘宝网一度炒到近5000元的华硕Asus Eee PC终于于今天登陆中国内地市场了，现在如果你方便访问国美北京分站的话，你就会看到屏幕上醒目的Asus Eee PC的广告了，国美出售的Eee PC的规格是4G固态硬盘、512M内存，5200ma锂电池，网购售价：2999元。

Eee PC最大卖点无非这么几个：
1、0.92公斤；
2、固态硬盘设计，稳定抗震，数据无忧；
3、开关机速度快；
4、支持无线接口，可以在任意时刻上网冲浪；
5、常用软件全内置(当然大多数是开源软件)，对于不懂得在linux下安装软件的人，这些就已经足够应付日常工作和学习了。

上面的前三点恰恰也是我在"关注百元PC"中所提到的我所需要的那种PC的特点。但目前Eee PC刚刚上市，还有一些不确定的因素：
1、配置较低，用户体验收到影响，特别是如果改装Windows系统，其缓慢可能难以忍受；
2、技术有待成熟。目前Eee PC全部预装的是固化版Xandros Linux系统，界面比较傻瓜。我的疑问是Eee PC是否可以顺利安装其他Linux通用发行版如Ubuntu，需待进一步关注；
3、价格有些偏高。离真正的’百元PC’还相差甚远，在众多高性能笔记本价格下滑的今天，2999元的确偏高；
4、产品尚未经过优化。因为离全球首发也没多长时间，即使有使用者的反馈，Asus的工程师也需一段时间才能推出经过优化的新版本；另外Eee PC虽说采用的是7寸液晶屏，但是其整机的尺寸应该在11寸左右，所以网上有传言：Eee PC会出10寸屏的新版本，在不扩大产品尺寸的基础上扩大显示范围，当然这种版本会更受欢迎；
5、产品售后是否有良好保证。

目前我还未见过Eee PC的真机，今天在沈城Eee PC可能还未上市。Eee PC可以说是第一个"吃螃蟹"的商业超便携PC，其前景仍不明朗，继续观望中。

其他参考文章：
华硕Eee PC真机深度剖析

搬到新工作区了

bigwhite — Tue, 09 Jan 2007 16:41:12 +0000

从这周一开始，我们就在新的工作区上班了，根据公司发展需要，旧的工作区要重新整改，我们就被挪到园子外的那座楼里。

上周五，花了一天的时间进行搬家，上午打包，贴标签，大家忙的不亦乐乎。

我的东西较少，再加上用的是laptop，所以也没什么可收拾的，主要时间都是帮出差的同事整理打包了。新的工作地点在园子外，平时吃饭坐车稍有不便了。新的工作区自然什么都是新的了，新桌子，椅子和柜子。入司时我的柜子的锁就坏掉了，我也一直没有充分使用上，这次是新的，起码可以存放我的laptop。

新工作区

每个人的personal space比以前稍大些，我的工作桌上显得空荡荡的。我很是不喜欢这种转角的工作桌，工作时间一段时间后感觉很不舒服。在新工作区工作了三天了，设备和服务逐渐在完善，希望以后会更好。

追求'lint-clean'

bigwhite — Fri, 31 Mar 2006 14:39:59 +0000

到底需不需要编译器之外的独立的静态代码检查工具呢？这个问题’仁者见仁，智者见智’。但是有一个结论我想大家都会认可，那就是越是在开发周期早期发现的Bug，修复它所付出的代价就越小。而像lint这样的静态代码检查程序恰恰是让Bug在早期阶段’显露原型’的绝佳工具，而追求’lint-clean’[注1]境界的代码也向来是专家级程序员的嗜好。别忘了在’C专家编程’一书中曾经提到Sun OS的内核一直是保持’lint-clean’状态的，这就是榜样！还等什么？赶快学呀！^_^

有人抱怨’不敢用lint工具, 太多的Warnings把快屏幕都淹没了!’，不过高手一般不这么想，他会细心琢磨这些Warnings背后的’暗示’，并和lint工具沟通，利用lint工具提供的交互方法屏蔽掉一些经过分析认为不能成为错误的Warnings。久而久之，高手本身就成了一个lint程序，就能够很快的用肉眼发现代码中的问题，并指出问题所在，如何解决！他还能告知如何嵌入一些Annotations从而避免让lint程序产生不必要的Warnings，这时这位高手对语言和程序的理解就又提高了一个档次了。其实使用ling工具不仅仅是为了提早发现程序中的Bug，其使用过程有助于你加深对程序的认识和理解。的确事实就是这样。

Splint就是一款强大而且应用广泛的开源lint工具。它的强大的代码检查能力固然让人称道，但是让我更欣赏的却是它提供的’Annotations’机制。Splint可以让程序员在自己的代码中嵌入相应的Anotations，这些Anotations作为Splint分析代码时的输入以帮助Splint产生对程序员更有用的信息。下面是一些Splint的使用入门，更多详细信息请查看’Splint manual‘。

1、最简单的Splint使用方法
>> splint *.c

2、Splint输出Warnings的基本格式
:[,]: message
[hint]
:,: extra location information, if appropriate
我们可以使用’+/-’来自定义其输出格式，如’splint -showcol *c’，则Splint不会在输出信息中显示’列’信息。

3、使用flags控制splint的检查范围和输出格式
‘+’ — 表明某个flag处于打开状态，如’+unixlib’；
‘-’ — 表明某个flag处于关闭状态，如’-weak’；

4、使用.splintrc环境文件
如果不想每次使用splint的时候都手工输入一堆’+/-’，那么你可以把这些’+/-’预先写到.splintrc文件中，当splint执行的时候它会自动加上这些flags的。默认的flags设置在’~/splintrc’文件中，但是如果一旦splint的当前工作路径下也有.splintrc文件，那么这个.splintrc文件中的flag设置会覆盖’~/splintrc’中的flags设置，但是命令行中的flags设置是具备最高优先级的，它会覆盖前面提到的任何一个文件中的flags设置。

5、使用Annotations
对于’Annotations’的作用，Java程序员并不陌生，但是C程序员则对这个不是那么了解。C代码中的Annotations用来指导Splint生成恰当的代码检查报告。下面这个例子对比使用和不使用Annotations，Splint的输出的差别：
/* testlint.c */
void foo1() {
/*@unused@*/int *p = NULL;
}

void foo2() {
int *p = NULL;
}

splint testlint.c
Splint 3.1.1 — 28 Apr 2003

testlint.c: (in function foo2)
testlint.c:6:7: Variable p declared but not used
A variable is declared but never used. Use /*@unused@*/ in front of
declaration to suppress message. (Use -varuse to inhibit warning)

Finished checking — 1 code warning

可以看出没使用Annotation的函数foo2被给出Warning了。Splint的Annotations繁多，我们在平时做lint时可以多多接触。

‘早用lint，勤用lint’，这是C专家给我们的建议。’lint-clean’也许离你并不遥远。

[注1]
‘lint-clean’ — 程序能够顺利通过lint程序的检查。

2006IT书讯之经典重现篇

bigwhite — Fri, 31 Mar 2006 10:03:10 +0000

我想最近最忙的应该是各大网络书店了，一本本好书真是如'雨后春笋'般出现在各大书店的'书架'上，这也让我们这些做程序员的过了把书瘾！还等什么呢，掏钱包，把书抱回家读吧，都是经典！下面一一道来。^_^

首当其冲的就是'Unix编程艺术'，又名'TAOUP'，它也是最先于年后上市的一本经典好书。我上周购了一本，只是由于最近项目紧，还没来得及看，书的质量没的说，至于译者的翻译么，由于还没仔细看呢，所以不便评价。感觉这本书对那些Unix下编程的初学者可能帮助不大，但是对于已经有多年Unix下大型系统设计的人来说，看这本书的过程其实也是一个总结自身经验的过程。书中涉及Unix系统设计的方方面面，绝对是大师级人物Eric S. Raymond的经验之谈。

万众期待的'代码大全'第二版也已经出炉，大家都说好，不过说实话，我还没看过，但我想总不能'空穴来风'吧，估计肯定有它值得称道的地方。如果周末有空一定买来瞧瞧。

'深入理解Linux内核'第三版英文版终于和大家见面了，我也是今天才在'互动出版网'看到的，真该感谢东南大学出版社，要知道这本书的第二版已经绝版了。我相信对于想学习Linux内核的朋友这是一本必备的好书。

我是于前两天才听说'Write Great Code'这本书的，那还是在公司内网上讨论'代码大全'第二版好与坏的时候一位同事提出来的，昨天就在'ITPUB'上看到并下载了此书，共两卷。浏览了一下第一卷'Understanding the machine'，觉得是本不错的书，内容类似于名著'深入理解计算机系统', 甚至有些东西讲解的比后者更加详细和透彻。今天无意间在'第二书店'上发现一本叫'编程卓越之道，第一卷，深入理解计算机'的书，直觉告诉我它们是同一本书，打开页面后，果然不出所料，又是'博文视点'联系出版的书，牛！赞！

其他的诸如'Head First Design Pattern'、'C++ Primer 4th'等书也已经上市，经典书这么多，我们要做的就是找时间好好拜读！